Algemene verordening gegevensbescherming
Stichting Buurthuis Keijenburg hecht waarde aan de privacy van diens medewerkers, vrijwilliger en gebruikers. Gegevens worden enkel verzameld en opgeslagen indien dit noodzakelijk is voor een goede samenwerking. Verwerking en gebruik hiervan gaat conform de AVG-wetgeving. (Algemene Verordening Gegevensbescherming)
In deze privacy policy willen we transparante informatie geven over hoe wij met (bijzondere) persoonsgegevens omgaan.
Wij als Buurthuis Keijenburg zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. In de verwerking van de (bijzondere) persoonsgegevens zullen wij in ieder geval:
- De gegevensverwerking in overeenstemming met het doel waarvoor ze zijn verstrekt.
- Niet meer gegevens vragen dan die strikt noodzakelijk zijn voor deze verwerking.
- Dit in overleg en met toestemming van u doen.
- Wij jouw gegeven nooit zonder overleg en toestemming aan derden zullen verstrekken. (Mits hier geen wettelijke verplichting achter zit) of deze verkopen voor commerciële doeleinden.
- We uw gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. (zie verder in dit document)
- We organisatorische en technische maatregelen hebben genomen om de verwerking van gegevens op een veilige manier te doen.
Verwerking van persoonsgegevens
Persoonsgegevens die door Keijenburg worden verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinden zoals subsidie, verzekering, inzetbaarheid, beschikbaarheid, eventuele uitbetaling vrijwilligersvergoeding(en)
- Interne communicatie zoals inplannen bezetting / inzet vrijwilligers gedurende extra verhuren van ruimtes of extra activiteiten door huurders
- Communicatie over deze opdrachten of uitnodigingen
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Buurthuis Keijenburg (voor zover noodzakelijk en van toepassing) de volgende persoonsgegevens van je vragen:
- Voornaam
- Tussenvoegsel
- Achternaam
- Geboortedatum
- Telefoonnummer (vast en/of mobiel)
- E-mailadres
- Bank gegevens (enkel van medewerkers)
Bewaartermijn
Buurthuis Keijenburg bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Uw persoonsgegevens worden door Buurthuis Keijenburg opgeslagen gedurende de looptijd van de vrijwilligersovereenkomst / gebruikers overeenkomst of contract. Na uitschrijving wordt dit nog maximaal 2 maanden bewaard. (Indien fiscaal verplicht worden gegevens maximaal 7 jaar bewaard)
Verwerking van persoonsgegevens van Klanten of leveranciers worden door Keijenburg verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinden
- Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen
- Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht
Grondslag voor deze persoonsgegevens is: De overeengekomen opdracht.
Verstrekking aan derden
We verzamelen informatie die u heef ingegeven tijdens het maken van uw vrijwilligersovereenkomst dan wel het aangaan van een (tijdelijk/permanent) (huur)contract. We slaan ook de persoonlijke informatie op die u daarbij heeft opgegeven. De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- Subsidie aanvraag van Keijenburg
- Inschrijvingen Kamer van Koophandel (geldt alleen bestuursleden)
- Verzekeringen
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU of aan minderjarigen
Wij verwerken in voorkomend bijzonder geval enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.
Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens buurthuis Keijenburg van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
- We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent jouw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u hebben ontvangen. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen?
Indien u na het lezen van deze policy nog vragen kunt u contact opnemen met Hilja van Eekelen. Dit kan via telefoon, mail of loop even binnen.
Contactgegevens
Buurthuis Keijenburg
Keijenburg 70
4702 CG Roosendaal
Tel 0165-535439
Email: buurthuis.keijenburg@home.nl